Der Einkauf ist in praktisch allen Branchen von großer Bedeutung, da fast jedes Unternehmen Waren und Dienstleistungen benötigt, um seinen Betrieb aufrechtzuerhalten. Die Ausprägungen des Einkaufs variieren jedoch je nach Geschäftsfeld. In der produzierenden Industrie konzentriert sich der Einkauf beispielsweise auf die Beschaffung von Rohstoffen, Maschinen, Komponenten und anderen Materialien. Im (Einzel-)Handel liegt der Schwerpunkt auf der Beschaffung einer Vielzahl von Konsumgütern, um die Lagerbestände aufzufüllen und die Kundennachfrage stets zu decken. Selbst bei Dienstleistungsunternehmen, wie Beratungsfirmen oder IT-Dienstleistern, spielt der Einkauf eine wichtige Rolle. Hier werden Büromaterialien, Hardware und Softwarelizenzen sowie externe Dienstleistungen eingekauft.
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Für viele Unternehmen ist der Einkauf ein entscheidender Fachbereich, der maßgeblich über deren Erfolg oder Misserfolg bestimmen kann. Im Einkauf werden die komplexen Prozesse zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen verwaltet, die für den Unternehmensbetrieb notwendig sind. Daher sind qualifizierte Fachkräfte erforderlich, die ein umfassendes Verständnis für die sich ständig verändernde Dynamik zwischen Lieferanten, Produkten und den internen Anforderungen eines Unternehmens haben, um bestmögliche Einkaufsergebnisse zu erzielen.
Was macht der Fachbereich Einkauf in einem Unternehmen?
Der Einkauf ist ein unverzichtbarer Bereich in jedem Unternehmen und verantwortlich für die Sicherstellung der Versorgung mit notwendigen Ressourcen. Diese Ressourcen können je nach Art des Unternehmens und den hergestellten Produkten sehr unterschiedlich sein. Das Ziel der Einkaufsabteilung ist es, die richtige Menge an Ressourcen in der richtigen Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen – idealerweise zu möglichst günstigen Preisen. Wichtige Faktoren dabei sind Ort, Termin, Menge, Qualität sowie das Preis-Leistungs-Verhältnis der Beschaffungsobjekte.
Der Einkauf trägt somit zur Kostenoptimierung bei und sorgt für die quantitative und qualitative Versorgung mit betriebsnotwendigen Ressourcen. Grundsätzlich wird im Einkauf zwischen zwei Teilgebieten unterschieden: dem operativen Einkauf und dem strategischen Einkauf.
Was sind die Unterschiede zwischen operativem und strategischem Einkauf?
Sowohl der operative Einkauf als auch der strategische Einkauf widmen sich der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen. Es bestehen jedoch wesentliche Unterschiede in ihren Aufgaben und Zielen. Vor allem hinsichtlich ihrer Zeitperspektive und ihrer Ziele lassen sich operativer und strategischer Einkauf voneinander trennen. Während sich der operative Einkauf auf kurzfristige, taktische Aufgaben wie die tägliche Bestellabwicklung und die Sicherstellung der Lieferungen konzentriert, widmet sich der strategische Einkauf langfristigen, strategischen Ziele wie der Entwicklung von Lieferantenbeziehungen und der Risikominimierung. Zudem verantwortet der strategische Einkauf auch die Förderung von Innovationen, indem er den Markt beobachtet und neue Entwicklungen in die Einkaufsplanung miteinbezieht. Hierzu zählen zum Beispiel auch die Bewertung der Lieferanten unter Aspekten wie Nachhaltigkeit, Klimaschutz und sozialer Verantwortung.
Kurz gesagt: Der strategische Einkauf entwickelt eine Strategie, welche vom operativen Einkauf umgesetzt wird. Im Hinblick auf die unterschiedliche Ausrichtung gibt es also auch wesentliche Unterschiede in den konkreten Aufgaben und Verantwortungsbereichen der beiden Teilgebiete:
Aufgaben im operativen Einkauf
- Bedarfsermittlung und Verwaltung von Lagerbeständen
- Festlegung und Optimierung der Bestellmengen
- Begleitung der Bestellung bis zum Wareneingang
- Einholen von Angeboten
- Bearbeitung von Auftragsbestätigungen
- Lieferkontrolle & Warenprüfung
- Rechnungsprüfung und Bezahlung
- Bearbeitung von Reklamationen
- Lieferantenmanagement (Steuerung und Bewertung; Aufbau neuer Lieferanten)
Aufgaben im strategischen Einkauf
- Lieferantenmanagement und -entwicklung (Supply Chain Management)
- Lieferantenbewertung und -auswahl
- Preis & Vertragsverhandlungen
- Risikomanagement in der Lieferkette
- Kostenplanung und -steuerung (Total Cost of Ownership (TCO) Analyse)
- Entwicklung von Einkaufsstrategien sowie Prozessoptimierung und Standardisierung von Abläufen
- Benchmarking & Marktforschung
- Innovationsmanagement (Zusammenarbeit mit Lieferanten bei der Entwicklung neuer Produkte oder der Verbesserung bestehender Produkte).
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